Zastosowanie sztucznej inteligencji, takiej jak ChatGPT, w biznesie staje się coraz bardziej popularne. W dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi (HR) także dostrzega się potencjał AI. Modele AI umożliwiające generowanie treści coraz częściej pełnią rolę asystentów dla specjalistów HR. Można je wykorzystywać nie tylko do prostych zadań, jak redagowanie maili czy sprawdzanie literówek w ofertach pracy, lecz również do rozwiązywania bardziej złożonych zadań, jak dbanie o różnorodność w firmie czy poszukiwanie pomysłów na interesujące szkolenia. Z drugiej strony, odpowiedzi uzyskiwane od AI wciąż wymagają krytycznej analizy, a część jej wytworów przypomina halucynacje i odbiega od realiów. Dlatego w tym artykule przyjrzymy się dobrym praktykom prowadzenia rozmów z takimi komputerowymi asystentami, które mogą pomóc uzyskać od nich realną pomoc, a nie zestaw frazesów i sloganów.
Rekomendacje – jak używać chatGPT jako asystenta HR?
Używając ChatGPT i innych podobnych systemów generatywnej AI, w naszej organizacji ważne może być ustalenie dobrych praktyk dotyczących tego, jak zadawać pytania, tak, by uzyskać możliwie najbardziej wartościowe wyniki. Takiego wyzwania podjęli się Aguini i inni (2024), którzy w tekście „How to use generative AI as a human resource management assistant” wysunęli rekomendacje dotyczące tego, jak tworzyć efektywne zapytania – prompt, jak i tego, jak weryfikować treść odpowiedzi uzyskanych od asystenta AI. Rekomendacje przedstawione przez Aguinis i in. (2024) dotyczące tworzenie wysokiej jakości efektywnych zapytań dla asystenta AI takiego jak ChatGPT, przedstawiają się następująco:
- Dokładnie wyjaśnij asystentowi AI problem z zakresu HR, który cię interesuje (Clarify the HRM Topic or Issue).
- Dostarcz asystentowi AI szczegółowych informacji o Twojej firmie (Provide Relevant Organizational Context).
- W rozmowie z asystentem AI używaj terminologii z zakresu HR (Use Precise and Standard HRM Terminology).
- Jasno wskaż asystentowi AI, jakie efekty chcesz uzyskać (Indicate the Desired Outcome or Action).
- Wymagaj od asystenta AI, aby opierał się na danych i dowodach (Request Evidence-Based Recommendations if Needed).
- Oczekuj, aby asystent AI postępował zgodnie z dobrymi praktykami HR (Strive to Adhere to Established Best Practices).
- Zachowaj poufność danych (Maintain Confidentiality).
- Zadawaj asystentowi AI pytania doprecyzowujące (Engage in Follow-Up Communication).
Bazując na powyższych ośmiu rekomendacjach, stworzyłem listę kontrolną, której można użyć, by usprawnić proces tworzenia zapytań dla naszego wirtualnego asystenta. Kiedy tworzymy Hr-owe zapytania dla ChatGPT, warto sprawdzić, czy trzymamy się rekomendacji z tabeli 1.
| Rekomendacja | Pytanie kontrolne | Przykład promptu |
| Wyjaśnij asystentowi AI swój problem | Czy dokładnie wyjaśniłem asystentowi AI problem, na temat którego potrzebuję pomocy? | Poszukuję wskazówek dotyczących zwiększenia różnorodności –„diversity” kandydatów w procesie rekrutacji do startupu technologicznego. |
| Opisz sytuację i kontekst w jakim działa Twoja organizacja | Czy dostarczyłem asystentowi AI precyzyjnych informacji o organizacji, aby pomóc mu zrozumieć kontekst w jakim pracujemy? | Jesteśmy średniej wielkości, prywatną firmą fintechową z siedzibą w Warszawie, skupioną na innowacjach w płatnościach biznesowych. Czy możesz dopasować swoje rekomendacje do naszej specyfiki? |
| Używaj fachowej terminologii | Czy w zapytaniach używam standardowej, powszechnie przyjętej w środowisku, terminologii z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi? | Jak możemy zoptymalizować nasze działania w zakresie employer branding, tak, aby zwiększyć “Employee value proposition”? |
| Jasno opisz pożądany wynik końcowy | Czy jasno określiłem pożądany efekt, który chcę osiągnąć za pomocą ChatGPT? | Potrzebuję rekomendacji mających na celu poprawę wskaźnika retencji pracowników o 5%. Wskaźnik ten obliczamy jako odsetek pracowników pozostających w naszej firmie przez co najmniej rok. Czy możesz zaproponować skuteczną strategię, aby osiągnąć ten cel? |
| Wymagaj opierania się na danych i dowodach naukowych | Czy proszę asystenta AI o rekomendacje oparte na dowodach naukowych? | W sugestiach dotyczących efektywnych strategii oceny okresowej pracowników proszę dołącz odnośniki do badań naukowych potwierdzających skuteczność tych rekomendacji. |
| Proś o stosowanie się do dobrych praktyk HR | Czy proszę asystenta AI o rekomendacje zgodne z dobrymi praktykami i standardami zarządzania ludźmi? | Czy możesz zaproponować wystandaryzowane pytania behawioralne na rozmowę kwalifikacyjną, które są zgodne z najlepszymi praktykami HR i unikają pytań fasadowych oraz tych, które są uznane za nieskuteczne lub infantylne? |
| Wchodź w interakcję z ChatGPT | Czy zadałem asystentowi AI serię pytań, tak, by doprecyzować uzyskane odpowiedzi? | Czy możesz rozwinąć pierwszą strategię, którą sugerujesz jako sposób, aby ułatwić komunikację między członkami zespołu podczas rozwiązywania konfliktów? |
Chcąc przetestować możliwości programu ChatGPT (wersja 3.5, dostęp 07.05.2024), zacznijmy od prostego przykładu. Sprawdźmy, jak model AI poradzi sobie z typowym zadaniem HR-owym. Wydałem aplikacji ChatGPT krótkie (ale nie takie proste do wykonania) polecenie: „Podaj strategię przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu” i oto co otrzymałem w odpowiedzi od mojego asystenta:
Wypalenie zawodowe to poważny problem, który może dotknąć pracowników w różnych branżach i zawodach. Oto kilka strategii, które mogą pomóc przeciwdziałać wypaleniu zawodowemu:
• Zarządzanie czasem i obowiązkami: Pomóż pracownikom w organizacji ich czasu i obowiązków. Zapewnij im klarowne cele i oczekiwania, aby uniknąć uczucia przytłoczenia ilością pracy.
• Wsparcie psychologiczne: Udzielaj pracownikom wsparcia psychologicznego poprzez szkolenia z zakresu radzenia sobie ze stresem, treningi z zakresu radzenia sobie z emocjami oraz dostęp do terapeutów lub doradców zawodowych.
• Promowanie równowagi między pracą a życiem prywatnym: Zachęcaj do zdrowej równowagi między pracą a życiem osobistym. Dbanie o życie pozazawodowe, jak czas spędzany z rodziną, hobby czy aktywność fizyczna, może przeciwdziałać wypaleniu zawodowemu.
• Tworzenie wsparcia społecznego: Buduj kulturę organizacyjną opartą na współpracy i wsparciu między pracownikami. Twórz okazje do integracji i budowania relacji w miejscu pracy.
• Rozwój umiejętności osobistych i zawodowych: Zachęcaj pracowników do ciągłego rozwoju poprzez szkolenia, kursy, konferencje branżowe itp. Pomóż im rozwijać umiejętności, które mogą pomóc im radzić sobie z wyzwaniami zawodowymi.
• Monitorowanie obciążenia pracą: Bądź świadomy obciążenia pracą swoich pracowników i reaguj na sygnały, które mogą wskazywać na nadmierny stres lub przeciążenie obowiązkami.
• Otwarta komunikacja: Stwórz atmosferę, w której pracownicy czują się swobodnie wyrażać swoje obawy i potrzeby. Regularne spotkania indywidualne z przełożonym mogą być okazją do omówienia problemów i znalezienia rozwiązań.
• Dbanie o środowisko pracy: Zapewnij środowisko pracy sprzyjające produktywności i dobremu samopoczuciu pracowników. To może obejmować odpowiednie warunki pracy, przestrzenie do relaksu, czy dbałość o ergonomię.
• Zarządzanie stresem: Naucz pracowników technik radzenia sobie ze stresem, takich jak techniki oddechowe, medytacja czy trening relaksacji.
• Przykładanie uwagi do znaków wczesnego wypalenia zawodowego: Naucz pracowników rozpoznawać symptomy wypalenia zawodowego u siebie i u innych. Zachęcaj do zgłaszania problemów i szukania wsparcia w odpowiednim czasie.
Kombinacja tych strategii może pomóc w zmniejszeniu ryzyka wypalenia zawodowego i tworzeniu bardziej zrównoważonej i zdrowszej atmosfery pracy.
Wypalenie zawodowe to poważny problem, który może dotknąć pracowników w różnych branżach i zawodach. Oto kilka strategii, które mogą pomóc przeciwdziałać wypaleniu zawodowemu:
• Zarządzanie czasem i obowiązkami: Pomóż pracownikom w organizacji ich czasu i obowiązków. Zapewnij im klarowne cele i oczekiwania, aby uniknąć uczucia przytłoczenia ilością pracy.
• Wsparcie psychologiczne: Udzielaj pracownikom wsparcia psychologicznego poprzez szkolenia z zakresu radzenia sobie ze stresem, treningi z zakresu radzenia sobie z emocjami oraz dostęp do terapeutów lub doradców zawodowych.
• Promowanie równowagi między pracą a życiem prywatnym: Zachęcaj do zdrowej równowagi między pracą a życiem osobistym. Dbanie o życie pozazawodowe, jak czas spędzany z rodziną, hobby czy aktywność fizyczna, może przeciwdziałać wypaleniu zawodowemu.
• Tworzenie wsparcia społecznego: Buduj kulturę organizacyjną opartą na współpracy i wsparciu między pracownikami. Twórz okazje do integracji i budowania relacji w miejscu pracy.
• Rozwój umiejętności osobistych i zawodowych: Zachęcaj pracowników do ciągłego rozwoju poprzez szkolenia, kursy, konferencje branżowe itp. Pomóż im rozwijać umiejętności, które mogą pomóc im radzić sobie z wyzwaniami zawodowymi.
• Monitorowanie obciążenia pracą: Bądź świadomy obciążenia pracą swoich pracowników i reaguj na sygnały, które mogą wskazywać na nadmierny stres lub przeciążenie obowiązkami.
• Otwarta komunikacja: Stwórz atmosferę, w której pracownicy czują się swobodnie wyrażać swoje obawy i potrzeby. Regularne spotkania indywidualne z przełożonym mogą być okazją do omówienia problemów i znalezienia rozwiązań.
• Dbanie o środowisko pracy: Zapewnij środowisko pracy sprzyjające produktywności i dobremu samopoczuciu pracowników. To może obejmować odpowiednie warunki pracy, przestrzenie do relaksu, czy dbałość o ergonomię.
• Zarządzanie stresem: Naucz pracowników technik radzenia sobie ze stresem, takich jak techniki oddechowe, medytacja czy trening relaksacji.
• Przykładanie uwagi do znaków wczesnego wypalenia zawodowego: Naucz pracowników rozpoznawać symptomy wypalenia zawodowego u siebie i u innych. Zachęcaj do zgłaszania problemów i szukania wsparcia w odpowiednim czasie.
Kombinacja tych strategii może pomóc w zmniejszeniu ryzyka wypalenia zawodowego i tworzeniu bardziej zrównoważonej i zdrowszej atmosfery pracy.
Pojawiło się tutaj już kilka interesujących pomysłów, jednak większość z nich ma bardzo ogólny charakter. Mimo że wskazują, jak się wydaje, na właściwe obszary działania i sugerują, co należy zrobić, to brakuje tu szczegółowych informacji. Odpowiedź nie jest też całkowicie zgodna z poleceniem, ponieważ prosiłeś o strategię, a otrzymałeś listę punktów. Spróbujmy zatem zadać bardziej rozbudowane pytanie, zgodne z dobrymi praktykami sugerowanymi przez Aguinisa i in. (2024) i zobaczmy, jak nasz wirtualny asystent sobie z nim poradzi. Tym razem przygotowałem takie pytanie, czyli prompt:
Podaj strategie przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu w małej prywatnej firmie z branży cukierniczej. Firma posiada zakład produkcyjny ciast i ciastek oraz trzy sklepy firmowe oraz zatrudnia łącznie 50 pracowników. W swoich sugestiach opieraj się na dobrych praktykach HR, danych i dowodach naukowych np.: na modelu Wymagań i Zasobów Pracy (ang. Job Demands Resources), unikaj sugerowania się modami w zarządzaniu i niesprawdzonymi lub infantylnymi koncepcjami zarządzania ludźmi. Strategie podaj w formie konkretnych kroków, które należy wykonać jeden po drugim, unikaj sformułowań niejasnych i ogólnych. Staraj się nie tylko pokazywać co należy zrobić, ale też podaj informacje jak to zrobić. Celem strategii powinno być obniżenie średniego poziomu wypalenia zawodowego wśród pracowników o 5% w ciągu roku od jej wdrożenia. Zwróć uwagę na działania, takie jak równoważenie wymagań i zasobów pracy, job crafting oraz rolę kierownictwa firmy.
I otrzymałem odpowiedź:
Oto konkretne kroki, jakie można podjąć w celu przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu w małej prywatnej firmie z branży cukierniczej:
1. Diagnoza i zrozumienie problemu:
Kroki:
a. Przeprowadzenie ankiet i wywiadów: Stwórz anonimowe ankiety i przeprowadź wywiady z pracownikami w celu zrozumienia, jakie czynniki wpływają na ich motywację i satysfakcję z pracy.
b. Analiza wyników: Dokładnie przeanalizuj zebrane dane, aby zidentyfikować główne obszary, w których występuje wypalenie zawodowe.
2. Wsparcie zasobów i równoważenie wymagań:
Kroki:
a. Analiza obciążenia pracą: Zbadaj, czy obciążenie pracą jest zrównoważone, czy istnieją obszary, w których pracownicy są przeciążeni.
b. Dostosowanie zadań do umiejętności: Dopasuj zadania do umiejętności i zainteresowań pracowników, aby zminimalizować uczucie przeciążenia i braku kontroli nad pracą.
3. Job crafting:
Kroki:
a. Szkolenie z samodzielnego projektowania pracy: Zapewnij pracownikom szkolenia z job crafting, aby mogli dostosowywać swoje zadania i obowiązki do swoich preferencji i umiejętności.
b. Promowanie elastyczności: Zachęcaj pracowników do poszukiwania nowych sposobów wykonywania zadań i eksperymentowania z różnymi rolami w firmie.
4. Wsparcie ze strony kierownictwa:
Kroki:
a. Wsparcie emocjonalne: Zapewnij regularne spotkania z kierownictwem, podczas których pracownicy mogą wyrażać swoje obawy i potrzeby.
b. Modelowanie zachowań: Kierownictwo powinno wykazywać zaangażowanie w zdrowe praktyki pracy, takie jak dbanie o równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
5. Programy wsparcia i rozwoju:
Kroki:
a. Programy coachingowe: Zorganizuj sesje coachingowe dla pracowników, aby pomóc im radzić sobie ze stresem i rozwijać umiejętności radzenia sobie w trudnych sytuacjach.
b. Szkolenia z zarządzania stresem: Zorganizuj szkolenia z technik radzenia sobie ze stresem, takie jak medytacja, techniki relaksacyjne czy mindfulness.
6. Monitorowanie i ocena postępów:
Kroki:
a. Regularne oceny stanu: Regularnie monitoruj wskaźniki wypalenia zawodowego i przeprowadzaj kolejne badania ankietowe, aby ocenić skuteczność wprowadzanych działań.
b. Dostosowywanie strategii: Na podstawie zebranych danych dostosuj strategię zarządzania wypaleniem zawodowym, aby lepiej odpowiadała aktualnym potrzebom pracowników.
Poprzez skrupulatne przeprowadzenie powyższych kroków, firma może zmierzać do obniżenia poziomu wypalenia zawodowego o 5% w ciągu roku od wdrożenia strategii. To podejście opiera się na konkretnych analizach i działaniach, które pomagają zidentyfikować i rozwiązać główne przyczyny wypalenia zawodowego w firmie.
Tym razem „strategia” wydaje się już bardziej precyzyjna i zawiera dość konkretne wskazówki, jednak z pewnością trzeba by popracować nad jej dalszym rozwojem. Nie jest też jasne, w jaki sposób nasza strategia ma doprowadzić do redukcji poziomu wypalenia, choć nasz asystent obiecuje nam takie efekty. Dlatego, by uzyskać jeszcze bardziej konkretne informacje, zgodnie z sugestiami Aguinisa i in. (2024) sformułowałem pytania doprecyzowujące (follow-up questions) i poprosiłem mojego asystenta AI, by rozwinął pierwszy z punktów „Diagnoza problemu”, pisząc prompt: „Rozwiń proszę punkt 1 oraz krok a i b tego punktu, przedstaw plan działań w tym obszarze zgodny z najlepszymi praktykami metodologii zarządzania projektami.” Otrzymałem taką oto odpowiedź:
Oczywiście, tutaj bardziej szczegółowy plan działań zgodny z najlepszymi praktykami zarządzania projektami w obszarze diagnozy problemu w kontekście wypalenia zawodowego:
1. Diagnoza problemu:
a. Przeprowadzenie anonimowych ankiet oraz wywiadów z pracownikami:
1. Określenie celów: Zdefiniowanie celów diagnozy, takich jak identyfikacja czynników wpływających na wypalenie zawodowe, zrozumienie oczekiwań pracowników oraz identyfikacja obszarów wymagających poprawy.
2. Projektowanie kwestionariuszy: Opracowanie kwestionariuszy ankiety uwzględniających różne aspekty pracy, takie jak obciążenie pracą, relacje zespołowe, możliwości rozwoju, itp.
3. Planowanie komunikacji: Opracowanie planu komunikacji, obejmującego sposób przeprowadzenia ankiet i wywiadów, terminy oraz sposób prezentacji wyników pracownikom.
b. Analiza zebranych danych w celu zrozumienia głównych czynników wpływających na wypalenie zawodowe:
1. Zbieranie danych: Przeprowadzenie ankiet oraz wywiadów zgodnie z zaplanowanymi terminami i procedurami.
2. Analiza danych: Zestawienie zebranych danych, identyfikacja dominujących tematów i wzorców w odpowiedziach pracowników oraz ocena skali problemu w różnych obszarach pracy.
3. Identyfikacja przyczyn: Analiza danych w celu zidentyfikowania głównych czynników wpływających na wypalenie zawodowe, takich jak nadmierne obciążenie pracą, brak wsparcia zespołowego, czy brak możliwości rozwoju zawodowego.
Planowane działania w obszarze diagnozy problemu:
1. Zespół projektowy: Utworzenie zespołu projektowego, który będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie diagnozy, w skład którego wchodzą przedstawiciele HR, kierownictwa oraz pracowników z różnych poziomów hierarchicznych.
2. Szkolenie z metodologii diagnozy: Przeprowadzenie szkolenia dla członków zespołu projektowego z zakresu technik zbierania i analizy danych oraz komunikacji z pracownikami.
3. Przygotowanie narzędzi: Opracowanie kwestionariuszy ankiety oraz scenariuszy wywiadów, uwzględniając różnorodność stanowisk i perspektyw pracowników.
4. Realizacja diagnozy: Przeprowadzenie ankiet oraz wywiadów zgodnie z harmonogramem, dbając o zapewnienie anonimowości i uczciwość procesu.
5. Analiza i raportowanie wyników: Analiza zebranych danych przez zespół projektowy, przygotowanie raportu zawierającego główne wnioski i rekomendacje dla kierownictwa firmy.
6. Prezentacja wyników: Prezentacja wyników diagnozy przedstawicielom kierownictwa oraz pracownikom, zachęcanie do dyskusji i udziału w dalszych etapach działań zapobiegawczych.
Poprzez przeprowadzenie kompleksowej diagnozy problemu zgodnie z najlepszymi praktykami zarządzania projektami, firma będzie miała solidną podstawę do opracowania skutecznych strategii przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu.
Takie pytania doprecyzowujące trzeba by zapewne zadawać do każdego z punktów naszej „strategii” i wydaje się, że w ten sposób krok po kroku można by wygenerować dość interesującą propozycję planu działania. Wymagałoby to jednak zapewne sporo pracy, ponieważ po pierwsze podawane przez asystenta sugestie wciąż są dość ogólne oraz nieustannie trzeba „ciągnąć go za język”, a po drugie wiele z sugestii trzeba by usunąć lub doprecyzować, by uniknąć powtórzeń i okrągłych sformułowań, które niczego jednak merytorycznie nie wnoszą. Biorąc jednak pod uwagę, że uzyskanie zaprezentowanych dotychczas opisów strategii przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu zajęło mi około 15 minut, można uznać to za dość dobry wynik. Moim zdaniem, nie na tyle jednak dobry, by uznać, iż ChatGPT zastąpi człowieka na stanowisku specjalisty HR, a na pewno nie w swojej wersji 3.5, z której tu korzystałem. Z drugiej jednak strony, spotkanie prawdziwych specjalistów HR na temat tworzenia strategii przeciwdziałania wypaleniu prawdopodobnie przebiegłoby sprawniej, gdyby nie zaczynali go od zera, ale np. właśnie od takiej wygenerowanej przez asystenta AI propozycji, którą można później wspólnie korygować i rozwijać. Zatem ChatGPT może być interesującym generatorem kreatywnych pomysłów, ale do oceny tych pomysłów wciąż potrzebna jest ludzka inteligencja.
Literatura
Aguinis, H., Beltran, J. R., & Cope, A. (2024). How to use generative AI as a human resource management assistant. Organizational Dynamics, 101029. https://doi.org/10.1016/j.orgdyn.2024.101029
Dodatkowa litertura na temt AI w HR
Bankins, S., & Formosa, P. (2023). The ethical implications of artificial intelligence (AI) for meaningful work. Journal of Business Ethics, 1-16.
Bankins, S., Ocampo, A. C., Marrone, M., Restubog, S. L. D., & Woo, S. E. (2024). A multilevel review of artificial intelligence in organizations: Implications for organizational behavior research and practice. Journal of Organizational Behavior, 45(2), 159-182. https://doi.org/10.1002/job.2735
Bezrukova, K., Griffith, T. L., Spell, C., Rice, V., & Yang, H. E. (2023). Artificial Intelligence and Groups: Effects of Attitudes and Discretion on Collaboration. Group and Organization Management, 48(2), 629–670. https://doi.org/10.1177/10596011231160574
Brown, O., Davison, R. M., Decker, S., Ellis, D. A., Faulconbridge, J., Gore, J., … & Hibbert, P. (2024). Theory-driven perspectives on generative artificial intelligence in business and management. British Journal of Management, 35(1), 3-23. https://doi.org/10.1111/1467-8551.12788
Budhwar, P., Chowdhury, S., Wood, G., Aguinis, H., Bamber, G. J., Beltran, J. R., … & Varma, A. (2023). Human resource management in the age of generative artificial intelligence: Perspectives and research directions on ChatGPT. Human Resource Management Journal, 33(3), 606-659. https://doi.org/10.1111/1748-8583.12524
Chowdhury, S., Budhwar, P., & Wood, G. (2024). Generative Artificial Intelligence in Business: Towards a Strategic Human Resource Management Framework. British Journal of Management. https://doi.org/10.1111/1467-8551.12824
Malik, A., Budhwar, P., Mohan, H., & NR, S. (2023). Employee experience–the missing link for engaging employees: Insights from an MNE’s AI‐based HR ecosystem. Human Resource Management, 62(1), 97-115. https://doi.org/10.1002/hrm.22133
Numer czasopisma „Organizational Dynamics” poświęcony AI w zarządzaniu ludźmi https://www.sciencedirect.com/journal/organizational-dynamics/vol/53/issue/1
