Ocenianie to zadanie, które spędza sen z powiek nie tylko ocenianym pracownikom ale i oceniającym: menadżerom czy HR-owcom. Niezależnie, po której stronie barykady ocen jesteśmy, bardzo często uważamy oceny pracownicze za stratę czasu i biurokratyczną mordęgę (Pulakos, & O’Leary, 2011; Murphy, 2020). Dlaczego oceny są nieefektywne i frustrujące? Herman Aguinis z współpracownikami (2011) w artykule „Why we hate performance management–—And why we should love it” zwraca uwagę, że powodem jest niewłaściwe rozumienie tego, po co oceniamy pracowników. Zbyt dużo uwagi poświęcamy ocenianiu, a zbyt mało rozwijaniu pracowników i firmy na podstawie ocen. Oceny postrzegane są jako cel sam w sobie, a ich wyniki, prócz rozliczania, nie przekładają się na wzrost jakości pracy. Powinniśmy przestać skupiać się na wynikach, a skoncentrować na rozwoju pracowników.
13 cech efektywnego systemu oceny pracowników
Ocenianie pracowników powinno być jednym z elementów procesu rozwoju efektywności, a nie narzędziem karania czy dyscyplinowania pracowników. Zdaniem Aguinisa i wsp. (2011) skuteczny system oceny, który buduje efektywność firmy powinien być:
1. Zgodny ze strategią firmy (strategically congruent)
2. Zgodny z normami kulturowymi (contextually congruent)
3. Całościowy (thorough)
4. Opłacalny w praktyce (practically feasible)
5. Sensowny (meaningful)
6. Dokładny (specific)
7. Identyfikujący efektywnych i nieefektywnych (identifies effective and ineffective performance)
8. Rzetelny (reliable)
9. Trafny (valid)
10. Akceptowany przez pracowników i postrzegany jako uczciwy (acceptable and fair)
11. Inkluzywny (inclusive)
12. Otwarty (open)
13. Umożliwiający korektę błędów w ocenie (correctable)
13 cech efektywnego systemu oceny pracowników – opis
Spójrzmy na krótkie opisy każdej z cech skutecznego systemu oceniania pracowników proponowanych przez Aguinisa i wsp. (2011).
1. Zgodny ze strategią (strategically congruent). Cele indywidualnych pracowników są zgodne z celami zespołu, w którym pracują i celami strategicznymi całej organizacji, która ich zatrudnia.
2. Zgodny z normami kulturowymi (contextually congruent). System oceny jest zgodny z kulturą i tradycją organizacji, co do sposobów oceniania (np. innej oceny będą oczekiwać pracowni firmy z korzeniami w PRL, a innej pracownicy start-upu) oraz kontekstem kulturowym ocen pracy właściwych dla danego regionu lub kraju, np. preferencja ocen indywidualnych vs zespołowych.
3. Całościowy (thorough). Ocenie podlegają wszyscy pracownicy (włącznie z menedżerami), oceniane są wszystkie główne obowiązki zawodowe, ocena dotyczy pracy w całym ocenianym okresie (a nie tylko wybranych zachowań czy osiągnięć), feedback skupia się zarówno na negatywnych, jak i pozytywnych aspektach oceny.
4. Opłacalny w praktyce (practically feasible). Korzyści wynikające z oceniania przewyższają koszty, które ocenianie generuje.
5. Sensowny (meaningful). Oceniane są tylko kluczowe, najważniejsze aspekty pracy, oceniane są tylko te obowiązki, które są pod kontrolą pracownika, oceny odbywają się regularnie, system oceny zapewnia ciągły rozwój umiejętności osób dokonujących ocen pracowniczych, a wyniki oceny są wykorzystywane do podejmowania decyzji administracyjnych.
6. Dokładny (specific). System ocen zawiera szczegółowe i konkretne wytyczne dotyczące tego, czego oczekuje się od ocenianych pracowników oraz jasne wytyczne, jak pracownicy mogą spełnić te oczekiwania, a także precyzuje, jak oceniający powinni dokonywać właściwej oceny.
7. Identyfikuje efektywne i nieefektywne działania pracowników (identifies effective and ineffective performance). System oceny dostarcza informacji pozwalających na rozróżnienie między skutecznymi i nieskutecznymi zachowaniami oraz właściwymi i niewłaściwymi wynikami pracy, co pozwala na identyfikację pracowników na różnych poziomach jakości wykonania pracy.
8. Rzetelny (reliable). Wyniki oceny są spójne pomiędzy różnymi osobami, np. pracownikiem i przełożonym oraz są pozbawione błędów.
9. Trafny (valid). Ocenie podlegają wszystkie istotne i ważne aspekty pracy, oddając istotę jakości pracy oraz nie podlegają jej nieistotne, poboczne aspekty pracy.
10. Akceptowalny i postrzegany jako uczciwy (acceptable and fair). System ocen jest akceptowany przez pracowników, a procesy oceny i jego wyniki są postrzegane jako sprawiedliwe przez wszystkich uczestników oceny (ocenianych i oceniających).
11. Inkluzywny (inclusive). Wszyscy uczestnicy procesu oceny otrzymują możliwość wyrażenia swojego zdania w procesie projektowania i wdrażania systemu.
12. Otwarty (open). Dobry system oceny nie ma tajemnic. Oceny pracy dokonywane są regularnie w określonej częstotliwości, a informacje zwrotne o wynikach oceny są dostarczane ocenianym na bieżąco. Spotkania okresowe z pracownikami skupiają się na dwukierunkowej komunikacji pracownik – przełożony, podczas której następuje wymiana informacji, a nie tylko przekazywanie ocen od przełożonego do pracownika bez jego udziału. Standardy dobrego wykonania pracy są jasne i komunikowane pracownikom.
13. Umożliwiający korektę błędów (correctable). Żaden system ocen nie jest i nie będzie w 100% wolny od błędów. Dlatego ważnym aspektem dobrego systemu oceniania, jest ustalenie jasnych zasad procesu odwoławczego, w ramach którego pracownicy mogą zakwestionować i wyjaśnić niesprawiedliwe, ich zdaniem, decyzje.
Narzędzia oceny systemu oceniania pracowników
Powyższe cechy skutecznego systemu oceny można przekształcić w praktyczne narzędzie do ewaluacji systemu oceniania pracowników. Każdy z przedstawionych tu 13 punktów możemy wykorzystać co najmniej trojako. Po pierwsze prezentowane tu wskazówki mogą stanowić praktyczną check-listę dla twórców systemów oceny. Przeanalizowanie 13 cech skutecznego systemu oceny, pozwala krok po kroku sprawdzić, czy projektując oceny pracownicze nie zapominamy o istotnych ich aspektach. Ponadto nasze 13 punktów można wykorzystać jako inspirację do pytań otwartych podczas rozmowy z pracownikiem, mogą one stanowić ramy dla wywiadu ustrukturalizowanego, gdy chcemy dowiedzieć się, co pracownicy sądzą o systemie ocen okresowych, mogą też stanowić element exit interview. W końcu, bazując na cechach skutecznego systemu oceny, możemy także stworzyć ankietę, gdy będziemy chcieli przebadać większą liczbę pracowników i zgromadzić dane o charakterze ilościowym. Propozycje trzech wspomnianych możliwości wykorzystania elementów skutecznego systemu oceny według Aguinisa i wsp. (2011), czyli checklistę, wywiad ustrukturalizowany, jak i kwestionariusz przedstawiam poniżej.
Check-lista efektywności systemu oceny pracowników (dla twórców systemów oceny)
| 1. Zgodny ze strategią organizacji | Realizacja celów, które stawia przed pracownikami system oceny okresowej przyczynia się do osiągania celów naszej organizacji | Tak / Nie / Nie wiem |
| 2. Zgodny z normami kulturowymi | System oceny okresowej odpowiada oczekiwaniom pracowników, co do tego, jak powinna być oceniana ich praca | Tak / Nie / Nie wiem |
| 3. Całościowy | W ramach oceny okresowej, dokładnej ocenie podlegają wszystkie nałożone na pracowników obowiązki zawodowe | Tak / Nie / Nie wiem |
| 4. Opłacalny w praktyce | Praktyczne korzyści wynikające z stosowanego w naszej firmie systemu oceny okresowej przewyższają koszty i problemy, które on generuje | Tak / Nie / Nie wiem |
| 5. Sensowny | Wyniki oceny okresowej są wykorzystywane do podejmowania ważnych decyzji administracyjnych. | Tak / Nie / Nie wiem |
| 6. Dokładny | System oceny okresowej precyzyjnie określa czego oczekuje się od ocenianego pracownika | Tak / Nie / Nie wiem |
| 7. Identyfikuje efektywne i nieefektywne działania | System oceny dostarcza informacji, które pozwalają różnicować pracowników ze względu na jakość ich pracy | Tak / Nie / Nie wiem |
| 8. Rzetelny | System oceny okresowej pozwala dokonywać ocen wolnych od systematycznych błędów | Tak / Nie / Nie wiem |
| 9. Trafny | Wyniki oceny okresowej trafnie oddają rzeczywistą jakość pracy | Tak / Nie / Nie wiem |
| 10. Akceptowalny i uczciwy | System oceny okresowej jest postrzegany przez pracowników jako sprawiedliwy | Tak / Nie / Nie wiem |
| 11. Inkluzywny | Opinie pracowników były brane pod uwagę podczas projektowania systemu oceny okresowej pracowników | Tak / Nie / Nie wiem |
| 12. Otwarty | Zasady, według których jest dokonywana ocena okresowa są dla pracowników jasne i zrozumiałe | Tak / Nie / Nie wiem |
| 13. Umożliwiający korektę błędów | System oceny okresowej umożliwia odwołanie się od wyników oceny, jeśli uznamy ją za niesprawiedliwą | Tak / Nie / Nie wiem |
Pytania wywiadu ustrukturalizowanego w celu ewaluacji skuteczności systemu oceny okresowej
1. Zgodny ze strategią organizacji (strategically congruent).
Czy realizacja celów, które stawia przede Tobą system oceny okresowej przyczynia się do osiąganiu celów, jakie, Twoim zdaniem, powinna realizować nasza organizacja?
2. Zgodny z normami kulturowymi (contextually congruent).
Czy system oceny okresowej odpowiada Twoim oczekiwaniom, co do tego, jak powinna być oceniana Twoja praca?
3. Całościowy (thorough).
Czy w ramach oceny okresowej, ocenie podlegają wszystkie nałożone na Ciebie obowiązki zawodowe?
4. Opłacalny w praktyce (practically feasible).
Czy Twoim zdaniem praktyczne korzyści wynikające ze stosowanego w naszym miejscu pracy systemu oceny okresowej przewyższają koszty i problemy, które on generuje?
5. Sensowny (meaningful).
Czy wyniki Twojej oceny okresowej są, w twoim odczuciu, wykorzystywane do podejmowania ważnych decyzji administracyjnych, np.: premii, awansów, delegacji na szkolenia?
6. Dokładny (specific).
Czy, Twoim zdaniem, system oceny okresowej precyzyjnie określa, czego się od Ciebie oczekuje?
7. Identyfikuje efektywne i nieefektywne działania pracowników (identifies effective and ineffective performance).
Czy, Twoim zdaniem, system ocen w naszej firmie dostarcza informacji, które pozwalają rzetelnie różnicować pracowników ze względu na jakość ich pracy?
8. Rzetelny (reliable).
Czy. Twoim zdaniem. system oceny okresowej pozwala dokonywać ocen wolnych od systematycznych błędów?
9. Trafny (valid).
Czy wyniki Twojej oceny okresowej trafnie oddają rzeczywistą jakość Twojej pracy?
10. Akceptowalny i uczciwy (acceptable and fair).
Czy system oceny okresowej, który występuje w naszym miejscu pracy jest, Twoim zdaniem, sprawiedliwy?
11. Inkluzywny (inclusive).
Czy, Twoim zdaniem, opinie pracowników były brane pod uwagę podczas projektowania systemu oceny okresowej pracowników?
12. Otwarty (open).
Czy zasady, według których jest dokonywana Twoja ocena okresowa są dla Ciebie jasne i zrozumiałe?
13. Umożliwiający korektę błędów (correctable).
Czy, Twoim zdaniem, system oceny okresowej umożliwia odwołanie się od wyników oceny, jeśli uznasz ją za niesprawiedliwą?
Propozycja kwestionariusza do ewaluacji skuteczności systemu oceny okresowej
Oceń swój system oceny okresowej
Poniższa ankieta zawiera 13 pytań dotyczących sposobów, w jaki oceniana jest Twoja praca. Używając skali od 1-zdecydowanie nie, do 5-zdecydowanie tak, odpowiedz proszę na poniższe pytania. Odpowiedzi udzielaj zakreślając odpowiednią cyfrę w każdym z pytań. Prosimy, odpowiadaj szczerze, zależny nam na poznaniu opinii pracowników o tym, jak są oceniani.
1-zdecydowanie nie; 2-raczej nie; 3-trudno powiedzieć; 4-raczej tak; 5-zdecydowanie tak
| 1. Realizacja celów, które stawia przede mną system oceny okresowej przyczynia się do osiąganiu celów, jakie powinna realizować organizacja, w której pracuję | 1 2 3 4 5 |
| 2. System oceny okresowej odpowiada moim oczekiwaniom, co do tego, jak powinna być oceniana moja praca | 1 2 3 4 5 |
| 3. W ramach oceny okresowej, dokładnej ocenie podlegają wszystkie nałożone na mnie obowiązki zawodowe | 1 2 3 4 5 |
| 4. Praktyczne korzyści wynikające ze stosowanego w moim miejscu pracy systemu oceny okresowej przewyższają koszty i problemy, które on generuje | 1 2 3 4 5 |
| 5. Wyniki mojej oceny okresowej są wykorzystywane do podejmowania ważnych decyzji administracyjnych. | 1 2 3 4 5 |
| 6. System oceny okresowej precyzyjnie określa, czego oczekuje się od ocenianego pracownika | 1 2 3 4 5 |
| 7. System oceny dostarcza informacji, które pozwalają rzetelnie różnicować pracowników ze względu na jakość ich pracy | 1 2 3 4 5 |
| 8. System oceny okresowej pozwala dokonywać ocen wolnych od systematycznych błędów | 1 2 3 4 5 |
| 9. Wyniki mojej oceny okresowej trafnie oddają rzeczywistą jakość mojej pracy | 1 2 3 4 5 |
| 10. System oceny okresowej, który występuje w moim miejscu pracy jest sprawiedliwy | 1 2 3 4 5 |
| 11. Opinie pracowników były brane pod uwagę podczas projektowania systemu oceny okresowej pracowników | 1 2 3 4 5 |
| 12. Zasady, według których jest dokonywana moja ocena okresowa są dla mnie jasne i zrozumiałe | 1 2 3 4 5 |
| 13. System oceny okresowej umożliwia odwołanie się od wyników oceny, jeśli uznam ją za niesprawiedliwą | 1 2 3 4 5 |
Jeśli masz jakieś uwagi, sugestie lub komentarze do ankiety, możesz je wpisać poniżej
| |
Klucz:
| Pytanie | Wymiar |
| 1. | Zgodny ze strategią organizacji (strategically congruent). |
| 2. | Zgodny z normami kulturowymi (contextually congruent). |
| 3. | Całościowy (thorough). |
| 4 | Opłacalny w praktyce (practically feasible). |
| 5. | Sensowny (meaningful). |
| 6. | Dokładny (specific). |
| 7. | Identyfikuje efektywne i nieefektywne działania pracowników (identifies effective and ineffective performance). |
| 8. | Rzetelny (reliable). |
| 9. | Trafny (valid). |
| 10. | Akceptowalny i uczciwy (acceptable and fair). |
| 11. | Inkluzywny (inclusive). |
| 12. | Otwarty (open). |
| 13. | Umożliwiający korektę błędów (correctable). |
Literatura
Aguinis, H., Joo, H., & Gottfredson, R. K. (2011). Why we hate performance management—And why we should love it. Business Horizons, 54(6), 503-507. https://doi.org/10.1016/j.bushor.2011.06.001
Aguinis, H., Joo, H., & Gottfredson, R. K. (2012). Performance management universals: Think globally and act locally. Business Horizons, 55(4), 385-392. https://doi.org/10.1016/j.bushor.2012.03.004
DeNisi, A. S., & Murphy, K. R. (2017). Performance appraisal and performance management: 100 years of progress?. Journal of Applied Psychology, 102(3), 421. https://doi.org/10.1037/apl0000085
Murphy, K. R. (2020). Performance evaluation will not die, but it should. Human Resource Management Journal, 30(1), 13-31. https://doi.org/10.1111/1748-8583.12259
Pulakos, E. D., & O’Leary, R. S. (2011). Why is performance management broken?. Industrial and Organizational Psychology, 4(2), 146-164. https://doi.org/10.1111/j.1754-9434.2011.01315.x
